โดยทั่วไปการคัดเลือกหรือแต่งตั้งหัวหน้างานจะทำการคัดเลือก จากพนักงานระดับปฏิบัติการที่มีผลการทำงานดี มีพฤติกรรมที่ดีเป็นที่ไว้วางใจได้ (หรืออาจคัดเลือกมาจากบุคคลภายนอก) แต่งานที่ทำได้ดีอยู่เดิมนั้นจะเป็นการทำงานที่สำเร็จด้วยตนเองเป็นหลักโดยอาศัยคู่มือหรือระเบียบปฏิบัติงานที่ชัดเจน
แต่การเป็นหัวหน้างานที่ต้องทำให้งานสำเร็จโดยใช้ผู้อื่นทำโดยเฉพาะผู้ใต้บังคับบัญชานั้นต้องมีการประสานงานกับแผนกต่างๆ มากขึ้น ลักษณะการทำงานจะเปลี่ยนไปจากเดิมคือเปลี่ยนจากการทำงานกับงานของตัวเองเป็นการทำงานกับคน ซึ่งมีเงื่อนไข เทคนิคและปัญหามากขึ้นจากเดิม
บ่อยครั้งที่พบว่าผู้ที่ทำหน้าที่หัวหน้างานยังคงปฏิบัติงานใน เ นื้ อ งานที่ตัวเองเคยชินอยู่ ไม่กระจายงาน ไม่ติดตามงาน ไม่สอนงาน เป็นต้น ดังนั้นหัวหน้างานไม่ว่าเพิ่งจะได้รับการแต่งตั้ง หรือกำลังปฏิบัติหน้าที่หัวหน้างานอยู่แล้ว
หรือแม้แต่พนักงานที่มีศักยภาพที่จะเตรียมตัวขึ้นเป็นหัวหน้างาน ควรได้รับการอบรมสำหรับการเป็นหัวหน้างานที่ดี ซึ่งต้องอาศัยการอบรมอย่างเหมาะสม ดังนั้นหัวหน้างานที่ดีควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. ต้องเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของการเป็นหัวหน้างาน
2. มีวิธีในการสร้างแรงจูงใจ ให้กับผู้อื่น
3. มีการการกระจายงานและมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
4. ต้องมีภาวะความเป็นผู้นำ
5. มีการติดตามงาน
6. มีทักษะในการประเมินผลงาน และการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
1. ต้องเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของการเป็นหัวหน้างาน
การได้รับตำแหน่งหัวหน้างาน ถือเป็นบทบาทใหม่ ที่คุณไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน ซึ่งคุณก็อาจจะยังไม่แน่ใจในบทบาทตัวเองสักเท่าไหร่ มีหน้าที่อะไรบ้างที่เพิ่มขึ้นมา อำนาจการตัดสินใจมีมากแค่ไหน รวมถึงความคาดหวังจากผู้บริหารมีอะไรบ้าง
ซึ่งวิธีที่ดีที่สุดคือการคุยกับผู้บริหารโดยตรง ว่าขอบเขตการทำงานของคุณอยู่ตรงไหน มีเรื่องใดบ้างที่ต้องให้ผู้บริหารตัดสินใจ สอบถามให้ชัดเจนว่ามีเป้าหมายใด ที่คุณจะต้องทำให้สำเร็จในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งเป้าหมายที่ชัดจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าต้องทำอะไร หลังจากนั้นการวางแผนก็จะเป็นเรื่องง่าย
2. มีวิธีในการสร้างแรงจูงใจให้กับผู้อื่น
บางครั้งต่อให้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่เก่งแต่ก็ไม่ได้หมายความว่างานทุกอย่างจะสำเร็จได้ด้วยดี เพราะตัวแปรสำคัญอีกเรื่องหนึ่ง ก็คือนิสัยใจคอของแต่ละคน ซึ่งอย่างแรกเลยคุณจะต้องเข้าใจก่อนว่าคนมีความแตกต่างกัน ทั้งในเรื่องสไตล์การทำงาน นิสัยส่วนตัว
ซึ่งคุณไม่สามารถที่จะไปเปลี่ยนแปลงเรื่องนี้ได้ สำคัญเพียงแค่ว่าคุณจะทำอย่างไรให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดี โดยอาจจะจัดให้มีการประชุมทีมขึ้น เพื่ออธิบายถึงบทบาทหน้าที่ใหม่ของคุณ ชี้ชัดให้ทุกคนเห็นถึงเป้าหมายเดียวกันและเน้นย้ำว่าเป้าหมายจะสำเร็จได้ต้องมาจากความร่วมมือกันของทุกคน
หลังจากนั้นหาเวลาพูดคุยเป็นการส่วนตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อสอบถามถึงปัญหาที่พบในการทำงาน หรือ ความไม่สบายใจต่าง ๆ เพื่อที่จะปรับแก้และหาวิธีที่ลงตัวที่สุด
3. มีการการกระจายงานและมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
หลายคนเมื่อเข้ามารับตำแหน่งใหม่ก็มักจะปล่อยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำในสิ่งที่เคยทำโดยไม่ได้พิจารณาว่าแต่ละคนนั้น ทำในสิ่งที่ตัวเองถนัดจริงหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้คุณควรแบ่งเวลาเพื่อศึกษาผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณในแต่ละคนว่ามีทักษะด้านไหนบ้าง
จุดแข็ง จุดอ่อนและสไตล์การทำงานของแต่ละคนเป็นอย่างไร หาโอกาสคุยเพื่อสอบถามความคิดเห็นและวางแผนการทำงานร่วมกัน ซึ่งนอกจากคุณจะได้คนที่เหมาะกับงานที่สุดแล้ว คุณอาจจะเจอความสามารถพิเศษบางอย่างที่หลบซ่อนอยู่ในตัวของผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณก็ได้
เพราะบางคนเสียเวลาทำสิ่งที่ไม่ถนัดมาทั้งชีวิตแต่พอได้เปลี่ยนไปทำในสิ่งที่ชอบก็อาจจะทำผลงานได้ดีอย่างไม่น่าเชื่อ
4. ต้องมีภาวะความเป็นผู้นำ
การที่ผู้บริหารเลือกคุณขึ้นมาเป็นหัวหน้านั่นแสดงว่าเขาเห็นแววการเป็นผู้นำในตัวคุณอยู่แล้ว แต่หลายครั้งหัวหน้างานใหม่ก็ยังเข้าใจผิดคิดว่าหน้าที่หลักของหัวหน้าคือการสั่งงาน ควบคุมงานให้เสร็จโดยที่ความคิดของหัวหน้าต้องเป็นใหญ่ที่สุด
อย่าลืมว่าคุณยังไม่ได้สร้างผลงาน หรือมีการแสดงออกให้ทุกคนยอมรับไม่ใช่เอาแต่สั่งงานอย่างเดียว จริงๆ แล้วภาวะผู้นำสามารถแสดงออกผ่าน การกระทำได้หลายรูปแบบไม่ว่าจากการวางตัวเป็นแบบอย่างที่ดีให้ลูกทีมเห็น เป็นโค้ชที่คอยสอนงาน เป็นที่ปรึกษาที่ช่วยให้คำแนะนำ
และเป็นเพื่อนที่ร่วมงานสังสรรค์กันบ้างในบางเวลา และควรเตรียมพร้อมและเปิดใจรับฟังปัญหาจากลูกน้องอย่างทั่วถึงเสมอ ประพฤติกับลูกน้องให้เปรียบเสมือน ‘ลูกค้า’ ที่ให้คุณเป็นที่ปรึกษาเพื่อช่วยแก้ปัญหาให้กับพวกเขา นำเสนอวิธีแก้ปัญหาอย่างจริงใจ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่
สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับการนับถือมากขึ้น รวมถึงในบางครั้งการเป็นตัวกลางเพื่อช่วยสื่อสารและรับ แ ร ง เ สี ย ด ท า น ในเรื่องการบริหารงานจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชากล้าที่จะพูดถึงปัญหามากขึ้น ทำให้คุณรับรู้และช่วยดันเรื่องให้ผู้บริหารดำเนินงานให้กับคุณได้รวดเร็วมากขึ้น
5. มีการการติดตามงาน
ตอนนี้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่ต้องรับผิดชอบแล้ว การที่คุณมัวแต่ก้มหน้าก้มตาทำงานหนักเพื่อทำงานของตัวเองให้เสร็จเหมือนเมื่อก่อนคงจะไม่เพียงพออีกต่อไป อย่าลืมว่าหน้าที่คุณนั้นเปรียบเสมือนกัปตันเรือ ที่ต้องรับผิดชอบลูกเรืออีกหลายชีวิต คุณไม่จำเป็นต้องออกแรงพาย
แต่คุณจะต้องรู้ว่าหางเสือต้องหันไปในทิศทางไหน ใครมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง และต้องใช้ความเร็วเท่าไหร่ เพื่อที่จะไปถึงจุดหมายได้ในระยะเวลาที่กำหนด
นอกจากคุณจะต้องคอยดูแลการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาในภาพรวมแล้ว คุณยังต้องหมั่นมองไปข้างหน้าอีกด้วยว่ามีอุปสรรคหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้วางแผนรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที
6. มีทักษะในการประเมินผลงานและการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
คุณควรกำหนดการทำงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนตามตำแหน่ง มีกิจกรรมที่วัดผลงานให้กับพวกเขาอย่างชัดเจน เช่น งานผลิต คุณต้องกำหนดกิจกรรมที่วัดผลได้ให้กับพวกเขา เช่น ผลิตงานได้ ชั่ ว โมงละกี่ชิ้น ทำใบนัดส่งสินค้าได้วันละกี่ใบ เป็นต้น
และอย่าใช้อคติกับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นอันขาด เพราะการทำงานที่เป็น Team Work จะค่อยๆหายลงไปในไม่ช้า กรณีเช่น คุณชอบลูกน้องคนนี้ จึงมอบหมายงานให้กับคนนี้ เพียงคนเดียว แต่กับอีกคนคุณจึงไม่กำหนดงานอะไรทำให้เขาไม่มีผลงาน และการประเมินงานที่ดีที่สุด
คือการจัดประชุมเพื่อตรวจเช็คการทำงานอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแสดงความคิดเห็น หรือเสนอแนวทางการแก้ปัญหาใหม่ๆ และกำหนดวินัยให้กับทีมในการส่งรายงานการทำงาน (R e p o r t) เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาตรวจสอบการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาด้อย่างทั่วถึงและเป็นธรรมกับทุกคน
ดังนั้นช่วงแรกของการก้าวเข้ามาสู่ตำแหน่งหัวหน้างานนี้ อาจจะดูวุ่นวายและต้องใช้เวลาในการปรับตัวอยู่บ้าง แต่ถ้าคุณเป็นคนที่ถูกเลือกมาอยู่ในตำแหน่งนี้แล้วแสดงว่าคุณเองก็ต้องมี ดีเหมือนกัน
การเรียนรู้ที่จะเป็นผู้นำที่ดีนั้น ไม่สามารถจะทำให้สำเร็จได้แค่เพียงข้ามคืน แต่คุณควรจะต้องใช้เวลาในการสั่งสมประสบการณ์ สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าหยุดที่จะพัฒนาตนเอง
เพราะวันข้างหน้ายังมีความท้าทายอีกมากมาย ที่รอคุณอยู่ในเส้นทางของการเป็นหัวหน้างาน…….ขอให้โชคดีครับ
ขอขอบคุณ w r p-f a c t o r y c o n s u l t a n t
